Come firmare i documenti

Le firme elettroniche, riconosciute dalla legge in molti Paesi (tra cui Stati Uniti, Canada ed Europa) fin dai primi anni 2000, hanno la stessa validità delle tradizionali firme cartacee. Non è necessario recarsi presso lo studio del commercialista o inviare documenti per posta: basta firmare qualsiasi documento direttamente sul sito portale clienti o cliccando su un link contenuto nell'e-mail ricevuta. In questo articolo vi spiegheremo come fare.

Trattato qui:

Firma elettronica di documenti preparati dall'azienda

Potete esaminare e firmare i documenti dal vostro portale o direttamente dal link ricevuto via e-mail dallo studio. 

  • Per esaminare e firmare un documento dal portale, accedere alla sezione Documenti nella pagina iniziale o fare clic su Documenti a sinistra per trovare i documenti in attesa di firma. Aprire il documento desiderato.

  • Per rivedere e firmare un documento dall'e-mail, aprire il link nell'e-mail. Si noti che il link scade dopo sette giorni dall'invio. Pertanto, se è già scaduto, chiedete al vostro studio di inviare nuovamente la richiesta di firma.

Dopo aver aperto il documento, seguire i seguenti passaggi per la firma:

1. Se si riceve la richiesta di firma per la prima volta, leggere l'Informativa sulle firme elettroniche, accettare l'uso di firme elettroniche, selezionare la casella e fare clic su Continua.

2. Per iniziare a firmare il documento, fare clic su Avvia all' estrema destra.

Se il documento richiede un QES/AdESil flusso è diverso. Leggete la sezione seguente. 

3. Esaminare il contenuto, quindi fare clic sui campi per firmare elettronicamente dove richiesto. Il contatore deicampi da compilare in alto vi aiuta. La firma e le iniziali vanno inserite una sola volta; saranno poi utilizzate per i documenti successivi.

4. Fare clic su Avanti per evidenziare il campo successivo. Nota: non è possibile firmare un documento finché non sono stati compilati tutti i campi.

5. Una volta compilati tutti i campi, fare clic su Fine. Se è stato richiesto KBA , vedere la sezione seguente.

Rifiuto della firma elettronica del documento

Non volete firmare? Fate clic sui tre punti in alto a destra del documento e selezionateRifiuta di firmare, quindi confermate facendo clic su Opt-Out of Electronic Signature. Contattate lo studio per discutere altre opzioni.

Modificare il vostro firma elettronica

Una volta firmato e siglato un documento, firma elettronica e le iniziali vengono utilizzate nei documenti successivi quando si fa clic sui campi obbligatori.

Se si desidera modificare le iniziali o la firma, fare clic nel campo richiesto, apportare le modifiche e premere Inserisci.

azionare su Inserisci ovunque se si desidera aggiornare la firma o le iniziali ovunque nel documento.

Aggiunta di una firma autografa

Non tutti accettano le firme dattiloscritte, ma è sempre possibile crearne una scritta a mano:

1. Fare clic sul campo La mia firma o le iniziali .

2. Passare alla scheda Disegno , quindi firmare con il dito sul tappetino del mouse o con il mouse.

3. Fare clic su Inserisci.

Se si desidera rifare la firma, fare clic su Cancella durante la modifica di e firmare di nuovo.

firma elettronica con autenticazione basata sulla conoscenza (KBA)

KBA o Knowledge Based Authentication (Autenticazione basata sulla conoscenza) è il processo di verifica dell'identità che la IRS richiede per firmare elettronicamente il modulo 8879.

Se il commercialista ha richiesto KBA, compilare tutti i campi della firma come descritto sopra, quindi fare clic su Fine con KBA all'interno del documento. Rispondere alle domande per verificare la propria identità, quindi fare clic su Fine. Per KBA sono previsti due tentativi e bisogna rispondere correttamente ad almeno tre domande su cinque.

KBA è possibile solo con un numero di previdenza sociale (codice fiscale) - non con un ITIN (Individual Taxpayer Identification Number). Gli ITIN vengono rilasciati a un individuo solo a fini fiscali. Gli ITIN non sono destinati a essere utilizzati come identificativi per ottenere credito. I sistemi di credito non li riconoscono come qualcosa di diverso da un errato codice fiscale, quindi non possono essere utilizzati per KBA.

Quando il documento è stato firmato con successo, viene visualizzata una notifica nella parte superiore della pagina.

Le domande della Knowledge-based Authentication (KBA) sono generate da database pubblici e dalla storia finanziaria del firmatario. Per rendere KBA un metodo affidabile di verifica dell'identità e per mantenere al sicuro i dati riservati, nel processo KBA sono state inserite diverse misure di salvaguardia. Queste salvaguardie possono talvolta impedire ad alcuni firmatari di completare KBA. In rare occasioni, le informazioni contenute nei database pubblici non sono corrette e il firmatario non è in grado di fornire risposte corrispondenti. Diversi studi su KBA indicano che la percentuale media di successo di KBA è di circa il 90%.

Alcuni motivi per cui i firmatari potrebbero non essere in grado di completare il processo di KBA sono (ma non solo):

  • Un contribuente appena sposato i cui registri pubblici utilizzano il nome da nubile e gli indirizzi precedenti.
  • Le informazioni contenute nei registri pubblici potrebbero essere errate e il nostro software potrebbe non essere in grado di farle coincidere con quelle contenute nella dichiarazione.
  • Le informazioni contenute nei database pubblici potrebbero essere errate e il vostro cliente potrebbe non essere in grado di rispondere a queste domande.
  • I clienti giovani o quelli che si sono trasferiti di recente negli Stati Uniti potrebbero non essere dei buoni candidati per il Modulo 8879 eSign, in quanto un KBA di successo potrebbe non essere possibile se i loro documenti pubblici sono limitati.

Gestione dell'errore di verifica di codice fiscale per KBA 

Se si incontra il messaggio di errore: " Purtroppo non ci sono domande disponibili per verificare la vostra identità per il numero di previdenza sociale fornito", significa che il nostro provider KBA non è riuscito a raccogliere dati sufficienti dagli uffici di credito o dai registri pubblici per creare la serie di cinque domande richieste in base al codice fiscale. Questo accade di solito quando l'attività finanziaria dell'utente non è stata sufficientemente visibile al pubblico da generare il questionario di verifica.

Al momento non esiste una soluzione diretta per questo problema. Per fornire un firma elettronica conforme da remoto, potrebbe essere necessario seguire i seguenti passaggi:

  1. Stampare i moduli richiesti.
  2. Firmare a mano i moduli stampati.
  3. Scannerizzare i moduli firmati nel sistema.

Questo processo consente di apporre la propria firma rispettando gli standard di conformità necessari, nonostante l'errore di verifica di codice fiscale .

firma elettronica con le firme elettroniche qualificate e avanzate (QES/AdES)

La firma elettronica qualificata (QES) garantisce la conformità ai più elevati standard di firma elettronica, soddisfacendo i requisiti stabiliti dagli enti normativi europei (eIDAS). QES ha lo stesso valore ed effetto legale di una firma autografa.

La firma elettronica avanzata (AdES) funziona in modo simile a QES e segue lo stesso processo di portale clienti. Tuttavia, a differenza di QES, AdES non utilizza un certificato qualificato per verificare l'identità del firmatario. Di conseguenza, AdES è generalmente considerato meno legalmente vincolante di QES.

Se la vostra azienda ha abilitato QES/AdESvi verrà segnalato che il documento richiede una QES/AdES e sarà necessario verificare la propria identità prima di firmare.

Una volta fatto clic sul pulsante Firma il documento pulsante:

  1. Selezionate il vostro Paese dal menu a tendina.
  2. Scegliere un provider di autenticazione e seguire il processo di autenticazione.

A seconda del fornitore selezionato, potrebbe essere richiesto di utilizzare il proprio codice identificativo personale, il sito web o l'app del fornitore.

Per saperne di più sul processo di autenticazione del provider selezionato, fare clic sul link in fondo alla pagina Seleziona il tuo Paese e l'app autenticatore .

Una volta firmato il documento, si vedrà il timbro di firma in basso:

Il documento è in attesa di essere firmato firma elettronica, ma non ci sono campi per la firma

Se un documento è in attesa di firma, ma non ci sono campi firma elettronica , o non è necessario firmarlo o si deve accedere allo stesso account da un altro indirizzo e-mail collegato (per maggiori dettagli, andare qui). 

A volte un preparatore ha bisogno delle firme di entrambi gli utenti di account (ad esempio, i coniugi) o di uno solo. Se è stata richiesta la firma dell'altro utente e questi non ha ancora firmato, non verrà visualizzato alcun campo firma elettronica . Il documento rimarrà in Pending firma elettronica stato finché l'altro utente non avrà firmato.

Se voi e il vostro coniuge utilizzate lo stesso computer per accedere a TaxDome e salvare i vostri dati di accesso, è importante gestire correttamente le firme dei documenti per evitare confusione. Di solito, le aziende aggiungono uno spazio per la firma per ogni persona e inviano i documenti di conseguenza. A volte, però, se uno dei due accede con il login salvato dell'altro, firma il documento e lo salva, l'altro potrebbe non vedere il campo della firma al momento dell'accesso e questo può creare confusione. Per risolvere il problema, accedere al sito account corretto e firmare il campo della firma mancante. Questo aiuterà a mantenere le cose organizzate e chiare per entrambi.

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